Docuware

Docuware

    Visión general

    Docuware® es una solución con tecnología avanzada para la gestión integrada de documentos. Es capaz de procesar todo tipo de documentos, de fuentes diversas; y dispone de procedimientos de control internos para asegurar el cumplimiento de los requisitos de auditoría de empresa y compatibilidad. Además, importa documentos, los clasifica, añade un índice de texto completo y los prepara para el procesamiento posterior.

    En resumen

    • Archivador central para todos los documentos.
    • Información disponible en todo momento y en cualquier lugar.
    • Facilidad de búsqueda y rápida recuperación de datos.
    • Integración de cualquier flujo de trabajo.
    • Máxima seguridad.

    Características y Ventajas

    Almacenamiento organizado y seguro

    • Reunir todos los documentos, sea cual sea su origen, en el mismo archivador basándose en criterios homogéneos.
    • Aplicable a documentos oficiales (tanto digitalizados como creados en la empresa), correspondencia, dibujos, imágenes y todo tipo de documentación, así como correo electrónico y archivos de Office.

    Fácil recuperación de todos los documentos

    • Integración automática de índices procedentes de fuentes externas como archivos de texto, bases de datos y libretas de direcciones, para facilitar la indexación y categorización.
    • Fácil búsqueda categorizada y de texto completo.

    Incremento de seguridad

    • Proteger los documentos archivados a largo plazo en sistemas de almacenamiento y de medios de sólo lectura.
    • Acceso a documentos controlados según una detallada estructura de autorización compuesta de grupos, roles y perfiles.
    • Constancia durante años de quiénes y cuándo han accedido a un documento y lo han modificado.
    • Admisión de todo tipo de firmas electrónicas (simples, avanzadas y cualificadas) así como marcas de tiempo y firmas manuscritas para reforzar la garantía de integridad de los documentos y la autenticidad de los usuarios.

    Mejora de procesos

    • Añadir notas de texto, comentarios, marcas a mano alzada, resaltes y sellos en el documento, sin realizar modificaciones en el documento original.
    • Automatizar los procesos basados en documentos, asegurando su llegada a los destinatarios pertinentes y facilitando la configuración de procesos mediantes sellos y listas de trabajo.
    • Transparencia total del proceso dando visibilidad en el documento.

    Fácil acceso y gestión

    • Acceder a archivadores y documentos ubicados en el archivador central a través de Internet a usuarios autorizados, desde cualquier parte del mundo y con todas sus funciones disponibles.
    • Sincronización de archivadores con archivadores de portátiles situados en otras ubicaciones.