Ricoh TotalFlow DocEnhancer

Ricoh TotalFlow DocEnhancer

Visión general

Edita documentos PDF fácilmente
¿Este escenario te suena familiar? Justo antes de enviar archivos PDF para imprimir, los clientes le piden que realice cambios o adiciones de última hora. Quieren intercambiar un logotipo o firma en una carta comercial. O te dicen que la imagen incorrecta está en un correo directo. O quieren agregar un enlace. ¿Ahora que? ¿Enviar el PDF al diseñador gráfico o al cliente y esperar el nuevo archivo? Ya no.

Arreglar, previsualizar e imprimir
RICOH TotalFlow DocEnhancer es un complemento de Adobe® Acrobat que le permite editar archivos PDF listos para imprimir en el taller, en lugar de enviarlos al diseñador gráfico o al cliente. El software es tan simple que cualquiera puede usarlo. Y, puede previsualizar y verificar los cambios antes de crear un nuevo archivo. Haz cambios como estos en ningún momento.

  • Configure grupos de páginas que marquen los correos individuales en un solo archivo PDF, edite el primer grupo y aplique las ediciones en todos los grupos
  • Empuje un bloque de direcciones para que se alinee con la ventana del sobre
  • Agregue marcas de reconocimiento de marca óptica (OMR), códigos de barras o códigos QR
  • Ocultar datos o imágenes
  • Agregue texto o imágenes usando la lógica condicional, por lo que las adiciones se colocan solo en las páginas apropiadas
  • Actualizar firmas en cartas de notificación

Ahorra tiempo, edita archivos grandes rápidamente
Acrobat Professional es una gran herramienta para documentos PDF estáticos e individuales. Sin embargo, no está diseñado para ayudarlo a editar archivos PDF que contienen cientos o miles de envíos o extractos de correo personalizados, cada uno de los cuales puede tener un número diferente de páginas. Cuando necesite editar archivos PDF grandes y complejos rápidamente, use RICOH TotalFlow DocEnhancer.

Automatizar mas tareas
Además de realizar ediciones en PDF de última hora, RICOH TotalFlow DocEnhancer puede ayudarlo a reducir los costos y administrar la información con mayor facilidad. Utilice la función de habilitación postal opcional, que puede instalar usted mismo, para extraer información de direcciones de documentos completamente compuestos para que pueda enviarse a un software de terceros para la limpieza de direcciones, la supresión de direcciones y la clasificación. O, agregue códigos de barras de fabricación que puedan ser leídos por el equipo de inserción para seguimiento y control, o prepare archivos para una herramienta de flujo de trabajo de producción por separado.

Sorprende a tus clientes con nuevos servicios.
Con RICOH TotalFlow DocEnhancer, puede comercializar nuevas capacidades, todas basadas en la extracción de datos de archivos PDF y en otros usos. Por ejemplo, digamos que un cliente borra accidentalmente la lista de correo de nombres y direcciones. Puede extraer los metadatos de un archivo y proporcionar la lista. O, haga la vida más fácil para sus clientes de la siguiente manera:

  • Editar y limpiar direcciones
  • Extraiga datos, como información de contacto del destinatario, números de correo postal u ofertas realizadas, con fines de analítica simple o devoluciones de cargo
  • Personaliza correos con texto variable.
  • Habilitar el marketing cruzado de medios mediante la adición de códigos QR
  • Utilice la lógica condicional mejorada para controlar variables en trabajos complejos
  • Use cualquier fuente que esté instalada en su sistema operativo

Características y Ventajas

Características estándar

  • Vista previa de una muestra de impresión
  • La función de impresión de vista previa le permite imprimir una muestra representativa de páginas desde un trabajo para su aprobación, como un paso dentro de un flujo de trabajo. Y puede seguir el proceso de aprobación y cumplir con las solicitudes de auditoría.
  • Simplifique la reimpresión o el reposicionamiento.
  • Puede utilizar el visor basado en navegador para seleccionar los trabajos de impresión correctos en la cola para un reposicionamiento y reimpresiones precisas.
  • Relájese, la base de datos es buena. RICOH ProcessDirector Express tiene una base de datos IBM® DB2® incorporada, un potente motor que le permite crecer sin agregar costos generales. Puede manejar los detalles de producción de millones de documentos para que pueda seguir diciendo sí a los nuevos trabajos.
  • Nunca digas no al software adicional
  • Con la capacidad de incorporar funciones opcionales e interactuar con software de terceros, puede administrar los procesos de producción actuales y futuros y reducir el costo total de impresión en general. Aún mejor, puede controlar el software de terceros desde dentro del generador de flujo de trabajo para mantener un único punto de control.
  • Cree flujos de trabajo de forma rápida y sencilla.
  • No es necesario crear flujos de trabajo desde cero, ¡lleva demasiado tiempo! Con RICOH ProcessDirector Express, puede arrastrar y soltar íconos para crear flujos de trabajo simples o complejos rápidamente. Los diagramas visuales representan el flujo de trabajos a través de su sistema. Cuando aplica la lógica condicional para automatizar las decisiones de negocios, configura las reglas que envían trabajos a través de ramas de flujo de trabajo automáticamente. Por ejemplo, puede especificar la lógica que impulsará los trabajos que superen un recuento de páginas establecido para imprimir automáticamente en impresoras de alimentación continua y encaminar trabajos más pequeños a sus dispositivos de hojas sueltas.

Características opcionales

  • ¡Nuevo! Archive trabajos por meses o años y recupérelos fácilmente
  • Acomodar los requisitos para el almacenamiento de archivos a largo plazo. Puede archivar trabajos y su información de índice asociada como un paso en un flujo de trabajo, y puede buscar rápida y fácilmente un documento o trabajo utilizando las propiedades indexadas. Después de recuperar un trabajo, puede verlo, reimprimirlo y enviarlo nuevamente al flujo de trabajo o realizar otras acciones. Después de que los trabajos que deben archivarse se muevan de la tabla de trabajos activos, sus operadores pueden usar su tiempo de manera más eficiente porque administran menos archivos diariamente.
  • ¡Nuevo! Habilite sus sistemas de producción y MIS para compartir información
  • La función Avanti Slingshot Connect permite que su sistema MIS envíe información de trabajo y JDF desde el sistema Avanti Slingshot MIS a RICOH ProcessDirector Express, que lo procesa. A partir de entonces, nuestro software puede proporcionar el estado del trabajo relacionado con los pasos específicos del flujo de trabajo, la duración del tiempo y las páginas impresas en Avanti. Al integrar estos sistemas y automatizar el proceso de informes, puede usar Avanti para rastrear todos los trabajos en un solo sistema, calcular los costos de producción, administrar el inventario y usar las herramientas de programación avanzada de Avanti.
  • Extraer información de la dirección
  • Ahorre tiempo y reduzca los costos postales con la función de habilitación postal, que automatiza un paso inicial crítico en su flujo de trabajo de correo. La función identifica la información de dirección en documentos completamente compuestos, la extrae y la presenta al software de optimización postal de software de terceros para la limpieza de direcciones, la supresión de direcciones y la clasificación. La función se ha probado con un software líder en la industria, pero se puede usar con herramientas postales de todo tipo. Puede instalar la función usted mismo o solicitar a nuestro equipo de Servicios profesionales que la instale como parte de un flujo de trabajo de correo automatizado integral. Cuando la función de habilitación postal está integrada con RICOH ProcessDirector Express, el software extrae automáticamente la información de la dirección y regresa la información de la dirección corregida como pasos en el flujo de trabajo. La función Postal Enablement viene con un complemento para Acrobat para que pueda indexar fácilmente archivos PDF, incluso esas versiones molestas totalmente compuestas que recibe.
  • Demostrar que cada documento está impreso con precisión.
  • Cuando su personal tiene que encontrar manualmente y reimprimir piezas dañadas o faltantes, esto lleva mucho tiempo y puede poner en riesgo los plazos. En su lugar, puede usar la función de verificación automatizada opcional para el seguimiento y los informes a nivel de pieza. Esta función funciona en flujos de trabajo PDF o Advanced Function Presentation ™ (AFP ™) y automatiza todo el proceso de verificación, que puede supervisar y administrar a través de la GUI de RICOH ProcessDirector Express. Aquí le mostramos cómo la Verificación automatizada lo ayuda a confirmar que los trabajos son completos y precisos:
  • Agrega un código de barras único a cada pieza.
  • Funciona con cámaras baratas de mano con capacidad de código de barras, empernadas o independientes
  • Aprovecha el poder del sistema ProcessDirector, por lo que no necesita adquirir o ejecutar un sistema separado
  • Escanea cada pieza que se mueve a través del flujo de trabajo
  • Reconcilia piezas completadas y no terminadas.
  • Crea un archivo de reimpresión.
  • Proporciona un informe final de conciliación.
  • Mantente al tanto de los plazos
  • Los plazos impulsan su negocio y, si no los cumple, se arriesga a clientes insatisfechos y posiblemente multas económicas. La función opcional Deadline Tracker de RICOH ProcessDirector Express hace que sea fácil mantenerse al tanto de los plazos, en función de los criterios que establezca. Debido a que funciona en estrecha colaboración con el generador de flujo de trabajo RICOH ProcessDirector Express, Deadline Tracker puede predecir la ruta de un trabajo a través de un flujo de trabajo condicional y aplicar el tiempo de programación solo a los pasos que se llevarán a cabo. Esto significa que Deadline Tracker puede predecir con precisión dos cosas: cuando un trabajo se está demorando más de lo esperado y cuando un retraso pone al trabajo en riesgo de perder su fecha límite.
  • Toda la información de estado aparece en la GUI, por lo que puede monitorear todos sus trabajos en un solo lugar. Incluso con los trabajos urgentes que interrumpen su horario, Deadline Tracker ayuda a que su tienda funcione con la máxima eficiencia.
  • Gestiona dispositivos multivendedor dentro del flujo de trabajo.
  • Con el soporte opcional de hojas sueltas para impresoras Xerox y Kodak, puede administrarlas como las impresoras Ricoh. Puede seleccionar los medios y las operaciones de finalización y configurar las propiedades del trabajo en RICOH ProcessDirector Express y los tickets de trabajo JDF (utilizando los comandos JDF XRX y KDK, si lo desea). Y puede usar estas propiedades para buscar y programar trabajos con requisitos similares. Cuando estos dispositivos son administrados por nuestro software de flujo de trabajo, puede usar cualquiera de ellos para imprimir o reimprimir y saber que todas las páginas impresas son iguales.
  • Aplicar la lógica a los medios y decisiones finales.
  • Cuando opta por la función de integridad de la sala de correo PDF, puede mejorar el manejo del correo y obtener descuentos postales. Pero hay mucho más en esta característica. Puede seleccionar los medios y configurar visualmente las reglas de acabado. Por ejemplo, puede extraer información, como el nombre de un destinatario o el estado de miembro del club, de un trabajo de impresión de varios documentos y configurar dinámicamente el papel en el que se imprime. O bien, encuentre fácilmente los límites del documento dentro de un trabajo de impresión. Luego, por ejemplo, si un documento es mayor que un cierto número de páginas, diríjalo para que quede perfectamente encuadernado. O, grapar documentos con menos páginas.
  • Después de usar las herramientas basadas en la lógica para configurar los medios y los requisitos de acabado para cada documento, RICOH ProcessDirector Express puede usar este conocimiento para mejorar aún más la productividad. Por ejemplo, todos los documentos que deben estar perfectamente encuadernados pueden despegarse del trabajo y ejecutarse por separado y en una tabla de tiempo diferente.
  • No PDF? No hay problema.
  • Si necesita administrar documentos, pero sus datos están en otro flujo de datos, la función de Transformaciones opcional le permite usar los datos de Adobe®, PostScript®, PCL y Advanced Function Presentation ™ (AFP ™) de forma sencilla dentro del sistema. Puede aprovechar la información y el control a nivel de documento.
  • Ajustar la eficiencia de la producción de impresión
  • La función de informes opcional lo ayuda con la planificación de la capacidad, la medición de la eficiencia de la producción y la determinación de problemas. Puede recopilar datos sobre eventos de trabajo, acciones de usuario y actividad de la impresora, y generar informes basados en los datos.
  • Ver informes y cambiar la forma en que se muestra la información.
  • Modifique los informes suministrados para crear sus propios informes personalizados.
  • Guardar y borrar informes.
  • Exporte informes como archivos de valores separados por comas (CSV) para que pueda imprimirlos o manipular los datos en hojas de cálculo u otras aplicaciones.
  • Ejecute un informe como un paso en su flujo de trabajo.
  • Automatizar el proceso previo al vuelo.
  • La función opcional Enfocus PitStop Connect proporciona un paso estándar para llamar al servidor PitStop y automatiza el proceso que prepara los archivos para imprimir. ¡Una tarea menos manual de la que preocuparse!
  • Aplicar plantillas de imposición automáticamente.
  • La función opcional Ultimate Impostrip Connect proporciona una interfaz estándar de RICOH ProcessDirector Express a Ultimate Impostrip OnDemand Digital Automation (ODDA). Ahorre tiempo invocando plantillas dentro de un flujo de trabajo.